FEM FASER AF MØDEPRAKSIS
Vi har hos DecisionCaddy været i dialog med flere større danske virksomheder om deres processer i forbindelse med beslutningsmøder. Her kortlagde vi processen og fandt ud af, at den ofte omfattede mange interaktioner og e-mails sendt på kryds og tværs forud for disse beslutningsmøder.
Hos DecisionCaddy er vi specialister i mødeledelse og effektivisering af mødekultur, og har derfor udviklet en model i fem faser af mødepraksis for netop at undgå spildtid i forbindelse med beslutningsmøder, eksempelvis ledergruppemøder og styregruppemøder.
Modellen giver et grundlag for, hvordan man kan sikre en fælles måde at facilitere et beslutningsmøde på via en digital mødepraksis og derved opnå effektive møder.
Nedenfor har vi uddybet modellens fem faser og vi har taget udgangspunkt i de to roller; mødefacilitatoren og mødedeltageren, da disse ofte har to forskellige opgaver under et møde.
PLANLÆGNING
DecisionCaddy sigter mod at 80% af de væsentligste beslutninger bliver truffet i møder planlagt mindst 2 uger i forvejen. På den måde sikrer man god forberedelse og undgår hektiske møder.
I de fleste virksomheder er Outlook central i planlægningen af møder. Vi råder dog til at man som virksomhed supplerer sin planlægning i Outlook med det digitale værktøj Plandisc, som er et årshjul, der giver overblik over de planlagte møder på årsbasis. Samtidig sikrer årshjulet transparens på tværs af organisationen.
FORBEREDELSE
Mødefacilitatoren skal forud for mødet sørge for at koordinere med de kollegaer, der skal levere input til agendaen og derudover sikre at materialet er gennemarbejdet. Derefter arrangerer facilitatoren agendaen med "Beslutningspunkter" først, så "Diskussionspunkter" og sidst "Informationspunkter".
Mødedeltagerne skal sørge for at overholde aftaler med hensyn til forberedelse. Det kan eksempelvis være at læse det tilsendte materiale eller afklare simple tvivsspørgsmål inden mødet.
I forbindelse med forberedelse anbefaler DecisionCaddy en dedikeret mødeplatform, som effektivt og nemt kan samarbejde omkring oprettelse af transparent agenda, deling af mødemateriale og hurtig kommunikation på tværs af organisationen. Her er Microsoft Teams og den tilknyttede Decisions app de optimale digitale værktøjer til at opnå en langt mere effektiv mødekultur.
MØDEAFHOLDELSE
Mødefacilitatoren skal under mødeafholdelsen være eksplicit og rammesættende. Tage styringen på mødet, bruge "Parkeringsplads" til at huske emner, der dukker op i mødet, men som ikke skal afspore de planlagte beslutnings- og diskussionspunkter. Med jævne mellemrum skal facilitatoren evaluere på de forskellige beslutningsmøder.
Under mødet skal mødedeltagerne sørge for at holde fokus, være engageret, tag eventuelt noter og undlad at tjekke emails.
Ved mødeafholdelse er det selvfølgelig også vigtigt at have de rette digitale værktøjer, som er med til sikre effektive møder. Microsoft Teams kan med fordel anvendes til at afholde virtuelle møder i forhold til videokald og skræmdeling. Decisions appen kan under mødet vise agendaen, hjælpe med tidsstyring, ordsstyring, beslutningstagningen samt opgavefordelingen i Planner.
KOMMUNIKATION
Mødefacilitatoren skal enten sørge for at tage et udførligt referat eller mere konkrete formuleringer af beslutninger samt actions under mødet.
Mødedeltagerne heriblandt især ledelsen skal huske at kommunikere den rette information videre til relevante interessenter. Ligeledes er det også vigtigt at de mødedeltagere, som er forhindret i at deltage i mødet selv er opsøgende i forhold til at modtage den rette information fra mødet.
Med Microsoft Teams og Decisions-appen bliver al kommunikation, herunder agenda, beslutninger og actions, fra mødet lagret og er derfor let tilgængeligt for alle relevante interessenter.
OPFØLGNING
Hvis mødefacilitatoren har en ledende funktion skal vedkommende i forbindelse med opfølgningen sørge for at der bliver fulgt op på aftaler og beslutninger fra forrige møde, i god tid før det kommende. Bring status med på næste møde, så det bliver tydeligt hvis aftaler ikke er blevet overholdt.
Mødedeltagerne skal sørge for at sikre at de tildelte opgaver bliver gjort og eventuelle leverancer bliver overholdt.
Til opfølgning af et møde er det digitale action-log-værktøj Planner særligt brugbart. Actions og opgaver bliver tildelt under mødet gennem appen Decisions, som viderfører disse til Planner.